Cách lưu thông tin khách hàng hiệu quả là vấn đề nhận được sự quan tâm của nhiều công ty và nhà môi giới bất động sản. Vậy làm thế nào để có thể lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng một cách thông minh nhất? Hãy cùng FPLand tham khảo 3 gợi ý nổi bật hàng đầu trong bài viết dưới đây. 

• Cách lưu trữ thông tin khách hàng bằng hồ sơ cứng
• Cách lưu thông tin khách hàng điện tử
• Lưu trữ thông tin khách hàng hiệu quả với phần mềm CRM

---

Cách lưu trữ thông tin khách hàng bằng hồ sơ cứng

Bạn có thể tạo hồ sơ khách hàng cứng bằng cách sử dụng tệp giấy. Để việc lưu trữ thông tin đảm bảo hiệu quả, các bạn hãy tuân thủ theo các bước sau đây:

• Lựa chọn hệ thống lưu trữ: Hãy chọn hệ thống lưu trữ hồ sơ khách hàng cứng phù hợp với quy mô và nhu cầu như sử dụng hộp tệp, kệ sách hoặc tủ lưu trữ.
• Tổ chức hồ sơ theo danh mục: Cần xác định các danh mục chính để phân loại hồ sơ khách hàng. Bạn có thể lưu trữ theo tên khách hàng, địa chỉ, dự án, loại bất động sản hoặc theo thứ tự thời gian. Hãy lưu ý tạo nhãn rõ ràng để dễ dàng khi tìm kiếm và truy cập.
• Sắp xếp theo thứ tự: Nên sắp xếp hồ sơ theo thứ tự chữ cái hoặc thứ tự thời gian. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin khi cần thiết.
• Sử dụng bìa hoặc hộp lưu trữ: Bìa hoặc hộp nên có nhãn ghi rõ thông tin như tên khách hàng hoặc mã số để dễ dàng nhận diện.
• Tạo bản sao lưu: Để đảm bảo an toàn dữ liệu, hãy tạo bản sao lưu hồ sơ khách hàng. 
• Loại bỏ thông tin không cần thiết: Kiểm tra định kỳ để loại bỏ các hồ sơ không cần thiết hoặc đã hết hạn. Điều này giúp giảm tải văn bản lưu trữ và tuân thủ các quy định về bảo mật, quyền riêng tư.

Cách lưu thông tin khách hàng điện tử

Khi số lượng khách hàng tăng lên, việc lưu trữ thông tin trên máy tính hoặc trong các hệ thống điện tử sẽ trở nên tiện lợi hơn. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Excel, Google Sheets hoặc phần mềm quản lý tài liệu để phục vụ tốt nhất công việc của mình.

Để lưu trữ hồ sơ khách hàng điện tử, một số lưu ý bạn cần quan tâm gồm có:

• Xác định các trường thông tin: Để lưu trữ trong hồ sơ khách hàng. Danh sách này bao gồm tên, địa chỉ, email, số điện thoại, thông tin giao dịch…
• Tạo hồ sơ khách hàng: Tạo một hồ sơ riêng cho mỗi khách hàng trong hệ thống. Tiếp đến, bạn điền đầy đủ thông tin khách hàng vào các trường tương ứng trong hồ sơ.
• Bảo mật thông tin: Áp dụng các biện pháp bảo mật như xác thực hai yếu tố. Quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu. Đừng quên giám sát liên tục để đảm bảo an toàn thông tin khách hàng.
• Sao lưu dữ liệu: Thực hiện sao lưu dữ liệu khách hàng định kỳ. Đảm bảo không đánh mất dữ liệu quan trọng. Lưu trữ bản sao lưu ở nơi an toàn, ngoài hệ thống chính để phòng tránh mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật.
• Hạn chế truy cập: Chỉ cấp quyền truy cập vào hồ sơ khách hàng cho những người có nhu cầu và quyền hạn tương ứng. Điều này đảm bảo tránh rủi ro truy cập trái phép.

Lưu trữ thông tin khách hàng hiệu quả với phần mềm CRM

Hiện nay, CRM là lựa chọn của nhiều cá nhân cũng như doanh nghiệp. Với CRM, bạn có thể dễ dàng ghi chú, theo dõi lịch sử giao dịch. Ngoài ra, bạn còn có thể tạo danh sách liên lạc và tương tác với khách hàng.

>> Xem thêm:

• MORE – Giải pháp chuyển đổi số thiết yếu cho doanh nghiệp bất động sản
• Top 5 app quản lý khách hàng thông minh và đa nhiệm hiện nay

MORE – Ứng dụng cung cấp nguồn hàng BĐS

More của FPLand chính là một trong những phần mềm CRM được ưa chuộng hàng đầu hiện nay. MORE được đánh giá cao do sở hữu nhiều ưu điểm hấp dẫn. Với MORE, bạn không cần phải mất thời gian quản lý, phân loại và cập nhật thông tin khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau như trước. Thay vào đó, thông tin khách hàng được phân loại và sắp xếp hoàn toàn tự động. 

Ngoài ra, lịch sử tương tác với khách hàng sẽ được lưu trữ thông minh. Dễ dàng theo  dõi toàn bộ quá trình của khách hàng từ tin nhắn đầu tiên đến hoàn thành deal. Với sự trợ giúp từ MORE, tỷ lệ chốt đơn chắc chắn sẽ gia tăng, đảm bảo hiệu quả kinh doanh tối đa cho các nhà môi giới.

Có thể thấy rằng trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, cách lưu thông tin khách hàng bất động sản đã trở nên đơn giản hơn. Để tìm hiểu kỹ hơn thông tin về More, các bạn hãy truy cập https://fpland.vn/more/